Nooit spijt van productiviteit

Als het gaat om werk hebben we allemaal onze eigen kwaliteiten en voorkeuren. Ik werk het liefst met wat geluid om me heen, anders raak ik onderprikkeld, tegelijkertijd wil ik ook niet te veel afgeleid raken door wat er gezegd wordt, dus het liefst luister ik naar Jazz. Lekker chaotisch maar meestal woordeloos. 

Naast het creëren van een goede werkomgeving zijn er allerlei methodes die je kunnen helpen bij het afkrijgen van je werk. Om mijn eigen productiviteit te bevorderen, heb ik bekende en minder bekende methodes geprobeerd. Een aantal wilde ik graag met jullie delen. Sommige hebben goed gewerkt voor mij, andere weer wat minder. Ik zal jullie vertellen waarom en ben ook erg benieuwd of jullie bepaalde technieken toepassen om je productiviteit te verbeteren.

De Pomodoro methode

De pomodoro methode dankt zijn naam aan de keukentimer die zich vaak voordoet als een tomaat. De Italiaan Francesco Cirillo zocht naar een manier om een tijdje ongestoord te kunnen werken. Hij bedacht zich dat hij zijn werk kon opsplitsen in fases met daartussen steeds een korte pauze, bovendien bood de rode tomaatvormige timer anderen een herkenningspunt. Als de timer aan het lopen was op Francesco’s bureau wilde hij niet gestoord worden. De techniek is simpel, je stelt je timer in op 25 minuten en als hij afloopt neem je een pauze van 5 minuten. Binnen die 25 minuten zet je steeds in op 1 taak en niet meer. Van tevoren weten welke taken je die dag af wilt krijgen helpt bij het optimaal gebruiken van je 25 minuten, je wilt in je productie tijd niet meer hoeven nadenken over wat je moet doen, alleen over hoe je het wilt doen. Voor mij is de pomodoro methode niet ideaal, al vond ik het een erg goed idee om mijn taken van tevoren vast te stellen en te werken in fases. Ik vond het persoonlijk jammer dat ik moest stoppen met een taak als ik net in een zogenaamde hyperfocus zat, om die reden besloot ik met de tijd dat de Pomodoro methode niet mijn favoriet is. 

Flow-time

Flow-time is afgeleid van de pomodoro methode maar houdt meer rekening met mensen zoals ik en integreert twee dingen die ik stiekem erg leuk vind: Data en Experimenteren. Bij flow-time bepaal je net zoals bij de pomodoro van tevoren welke taken je af wilt krijgen die dag. En ook bij deze methode deel je die taken op in fases met daartussenin pauzes. Het verschil is dat je een timer zet die optelt in plaats van aftelt en zodra je bent uitgeteld (pun intended), noteer je dit in je notitieboekje. Op deze manier leer je jezelf, je spanningsboog en je beste focus momenten steeds beter kennen en kun je met de tijd je pauzes en je taken beter verdelen over de dag. Je zit niet vast aan vooraf bepaalde tijden en kan dus doorgaan als je wilt, soms kun je ook iets kortere fases instellen als het echt niet meer lukt, maar let op: Maak de werkfases niet korter dan 15 minuten, je moet wel een taak af kunnen krijgen. Persoonlijk heb ik ontdekt dat ik het best werk in de hele vroege- of de hele late uren. In het laatste geval ben ik lang niet zo scherp als in het eerste geval en daarom kies ik er vaak voor om vroeg te beginnen. Bovendien doe ik de taken die de meeste hersencapaciteit vereisen in de ochtend. Tussen 15:00 en 17:00 ben ik vaak het minst productief, soms kies ik er dan voor om even te gaan sporten en daarna weer verder te gaan. Ik merk dat mijn spanningsboog tot 15:00 uur langzaamaan steeds korter wordt maar na 19:00 weer verbetert. Ik gebruik de tijd tussen 15:00 en 17:00 dan ook vaak om korte routineuze taken af te handelen waartussen ik steeds hele korte pauzes neem. 

Naast deze twee methodes gebruik ik persoonlijk nog twee trucjes om mezelf te ‘activeren’.

De 10-minuten regel

Van uitstel komt afstel en daarom moet je je eigen brein soms in de maling nemen. Uitstel ontstaat vaak omdat de taak die we moeten doen erg groot lijkt en mogelijk ook niet interessant is. In dat geval kan het soms helpen om jezelf in de maling te nemen. Dwing jezelf tot tien minuten werk en vergeef jezelf als je daarna stopt. 10 minuten voelt als een kleine investering maar je kan er een hoop in gedaan krijgen. Meer dan eens zul je binnen de tien minuten in een bepaalde modus raken waardoor je langer doorgaat, dit is natuurlijk geen probleem! 

Identificeer je afdeling

Anders dan we soms denken gebeuren veel van de dingen in ons hoofd onbewust, het overkomt iedereen weleens dat ze afgeleid raken omdat het brein prikkels registreert die ons denken voorbij schiet. Voor je het weet ben je kattenvideo’s aan het kijken op youtube en vraag je jezelf af hoe je daar bent gekomen. Zelf ben ik tot de conclusie gekomen dat deze vraag beantwoorden erg interessant is. Want weten hoe je ergens bent gekomen is ook een goede manier om er weer weg te komen dus dit is wat ik doe… Zodra ik mezelf betrap op afleiding, omdat ik uit het raam aan het staren ben of opeens op digitaal magazine ben geëindigd vraag ik mezelf af hoe dit is gebeurd. Dit helpt mij op twee manieren: Allereerst kan je soms je afleiding uitschakelen. Als het me telefoon blijkt te zijn die me afleidde kan ik hem bijvoorbeeld wegleggen, ten tweede je conditioneert je bewustzijn om het sneller op te merken wanneer je onbewust ben afgegleden. Door actief na te denken over de dingen die je afleiden zal je brein eerder in staat zijn dit als signaal op te pakken wanneer je daadwerkelijk wordt afgeleid. 

Ik hoop jullie met deze tips een beetje te inspireren en ben ook erg benieuwd naar andere suggesties!